Организация рабочего пространства стала частью корпоративной культуры компаний по всему миру. Насколько планировка офисов влияет на вовлеченность в работу и эффективность персонала, в интервью LS рассказал директор по корпоративным продажам Steelcase Марк Николайсен.
– Какие тенденции в организации рабочего пространства прослеживаются в международной практике?
– В среднем, сотрудники только 60% своего времени проводят в офисе. Теоретически говоря, если у вас 100 человек, вам понадобится только 60 рабочих мест. Они могут разделять своё рабочее место с другими людьми, от этого зависит, какое количество оборудования вам понадобится. В офисе необходимо отдельное пространство под специальную работу - видеоконференции, переговоры. Руководителям нужно понимать, что не стоит мыслить в рамках одного статичного рабочего места. С развитием технологий мы получили возможность не оставаться привязанными к одному месту. Например, в Германии и в целом в Центральной Европе компании все чаще устанавливают в офисах столы, за которым можно работать как стоя, так и сидя. Этот тренд активно развивается последние пять лет. Поскольку организации все чаще прибегают к видеоконференциям с филиалами в других городах и странах, то это вынуждает их оборудовать офисы под данные задачи. Технологии интегрируется в офисы и связывают несколько офисов по всему миру в единой точке. Ещё один популярный тренд в европейских компаниях – создание третьих пространств. Это места, где можно встречаться с людьми в неформальной обстановке. К примеру, кофейня. Компании встраивают их в свои офисы.
– Данные изменения требуют дополнительных затрат. Насколько увеличились бюджеты крупных компаний на правильную организацию рабочего пространства?
– В прошлом рабочие места были больше за счёт крупной техники. Теперь технологии стали меньше, что позволило сжать рабочее место. Компании сегодня тратят меньше денег на одного работника и направляют сэкономленные деньги на общие многоцелевые рабочие пространства, которые бы удовлетворяли сразу несколько нужд сотрудников. В целом расходы остаются на том же уровне. Доказательство тому – спад на рынке офисной мебели. Мы конкурируем на рынке, который не растёт, это вызов для нас.
– Можете ли вы назвать бюджеты на организацию рабочего пространства крупных корпораций?
– В среднем, одно рабочее место стоит 1500-2000 евро. С учетом создания для сотрудников конференц-залов и других пространств – до 4000 евро.
– Доказано ли, что открытые офисы (open space) увеличивают эффективность сотрудников?
– Большинство идей формируются в командной работе, когда есть возможность обменяться идеями и мыслями. В организациях, которые разрастаются до больших размеров, это важно. Преимущество открытого офиса — взаимодействие. Но необходимо учитывать, что полностью открытый офис создает стрессовые факторы – шум и переизбыток информации. Поэтому, планируя офис, важно учесть помещение, где сотрудники могут уединиться. Надо создавать правильный микс. Руководителям стоит проводить опрос среди сотрудников и учитывать их нужды.
– Какие факторы влияют на работоспособность и эффективность сотрудников?
– Во-первых, эргономика. Проще говоря, должен быть стул, на котором удобно сидеть, и место для хранения личных вещей. Стоит учитывать качество воздуха и света, а также, как оборудован офис, не вызывает ли он стресс у работников. Хорошая планировка позволит выбрать место, где можно выполнять тот или иной вид работы. Менеджеры должны рассматривать организацию пространства как стратегически важный ресурс компании.
Результаты исследования "Офисы, которые перемещают людей", опубликованные в Harvard Business Review в октябре 2014 года, показали, что живое общение и случайные столкновения между сотрудниками повышают производительность. Авторы исследования приводят в качестве примера норвежскую телекоммуникационную компанию Telenor, которая ещё в 2003 году отменила правило закрепленного рабочего места за одним сотрудником. Руководство создало пространства, которые могут быть использованы для различных задач. В результате реорганизация офиса в Telenor позволила компании вырасти до международного оператора, обслуживающего 150 млн абонентов.
Другой пример: сбор данных в фармацевтической компании показал, что после увеличения взаимодействия sales-менеджеров с коллегами из других отделов на 10% их продажи увеличились ровно на столько же. Вместо одной кофемашины для каждых шести сотрудников менеджеры установили одну для 120 человек и создали большой кафетерий для всех. За один квартал продажи увеличились на 20%, или $200 млн, и оправдали капиталовложения в реконструкцию.
Справка: Марк Николайсен 20 лет работает в американской компании по производству офисной мебели Steelcase. На данный момент он занимает должность директора по корпоративным продажам в Европе, Ближнем Востоке и Африке.
